Všeobecné obchodné podmienky

1. ZÁKLADNÉ USTANOVENIA 1.1 Poskytovateľ služby Waveward s.r.o. IČO: 54786673 Sídlo: Lesnícka 7, 04011 Košice, Slovenská republika Email: info@ordinex.sk Podpora: podpora@ordinex.sk Telefón: +421 902 223 347 1.2 Definície Služba: Online rezervačný systém Ordinex Hlavná doména: ordinex.sk - marketingová a informačná webová stránka Subdoména kliniky: Jedinečná adresa pre každú kliniku (napr. drnovak.ordinex.sk), kde sa nachádza jej rezervačný systém Klinika: Zdravotnícke zariadenie (ambulancia, klinika), ktoré používa Službu Používateľ: Zamestnanec Kliniky s prístupom k Službe Pacient: Fyzická osoba, ktorá vytvára rezerváciu cez Službu Účet: Prístupové údaje Kliniky do administračného rozhrania Služby Administračná sekcia: Rozhranie pre Kliniku prístupné po prihlásení na subdoméne kliniky, umožňujúce využívanie funkcionalít podľa zvoleného cenového plánu Pacientska sekcia: Verejná zóna na subdoméne kliniky, kde sa pacienti môžu objednať na termín 2. PREDMET ZMLUVY 2.1 Služby Ordinex Ordinex poskytuje Klinike nasledujúce služby podľa zvoleného cenového plánu: Online rezervačný systém pre pacientov Kalendár a správu termínov Automatické notifikácie (email, SMS) Správu používateľov a tímov Štatistiky a reporty Integráciu e-mailového konta kliniky (Gmail/Outlook vo vyšších plánoch) Nastavenie automatických odpovedí (5 šablón) Pripomienky termínov Hromadné správy pacientom AI funkcie (kategorizácia správ, predpovede vyťaženosti, optimalizácia rozvrhov - dostupné vo vyšších plánoch) Dostupnosť jednotlivých funkcií závisí od konkrétneho plánu - aktuálny prehľad funkcií pre každý plán nájdete na ordinex.sk/cenove-plany Dôležité upozornenie: AI funkcie slúžia len ako pomôcka pre kliniku. Konečné rozhodnutia vždy robí človek (zamestnanec kliniky). AI nikdy samostatne nerozhoduje o zdravotnej starostlivosti alebo rezerváciách. 2.2 Forma poskytovania služby Služba je poskytovaná výhradne ako SaaS (Software as a Service) cez webové rozhranie Každá klinika má pridelenú jedinečnú subdoménu (napr. drnovak.ordinex.sk) Hlavná doména ordinex.sk slúži ako informačná a marketingová webová stránka 2.3 Prístup k službe Pacienti: Prístup k pacientskej sekcii je bezplatný, pacienti nemajú účet a využívajú Službu vyplnením rezervačného formulára na subdoméne kliniky Kliniky: Platený prístup k administračnej sekcii podľa zvoleného cenového plánu. Dostupnosť funkcií závisí od zvoleného cenového plánu a aktuálnej fázy vývoja Služby. 3. REGISTRÁCIA A ÚČET 3.1 Vytvorenie účtu Klinika sa registruje cez ordinex.sk a získa jedinečnú subdoménu (napr. drnovak.ordinex.sk). Jeden účet je určený pre jednu ambulanciu alebo kliniku. Pri registrácii Klinika poskytne: Názov ambulancie/kliniky Kontaktné údaje (email, telefón) Adresu ambulancie/kliniky Počas skúšobného obdobia nie sú potrebné fakturačné údaje (IČO). Tie sú vyžadované: pri prvej platbe po skončení skúšobného obdobia, alebo kedykoľvek v sekcii Predplatné a integrácia v účte. Registráciou Klinika akceptuje: Obchodné podmienky Zásady ochrany osobných údajov Poznámka GDPR: Ordinex je prevádzkovateľ dát, ktorý rozhoduje o účele a spôsobe spracovania osobných údajov pacientov. Klinika je používateľ systému a nemá samostatnú rolu správcu údajov. Z tohto dôvodu nie je potrebné podpisovať DPA medzi Ordinex a ambulanciami. 3.2 Zodpovednosť za účet Klinika zodpovedá za bezpečnosť prihlasovacích údajov Klinika zodpovedá za všetky aktivity na svojom účte Pri podozrení na kompromitáciu účtu kontaktujte support@ordinex.sk 3.3 Správa používateľov Základný plán: Jeden zdieľaný účet pre celú kliniku. Klinika je zodpovedná za bezpečné zdieľanie prihlasovacích údajov v rámci svojho tímu. Vyššie plány: Možnosť pridávať členov tímu s vlastnými prihlasovacími údajmi. Počet používateľov závisí od cenového plánu. Každý člen tímu (vo vyšších plánoch) má vlastné prihlasovacie údaje Klinika riadi prístupové práva svojich členov podľa dostupných rolí 4. CENOVÉ PLÁNY A PLATBY 4.1 Skúšobné obdobie Prvých 30 dní zadarmo Prístup ku všetkým aktuálne dostupným funkciám Žiadna platobná karta pri registrácii nie je potrebná Po skončení skúšobného obdobia je potrebné uhradiť vybraný cenový plán na pokračovanie v používaní Služby Pri neuhradení poplatku bude služba pozastavená. Subdoména a účet zostanú zachované - Klinika sa môže prihlásiť a vidieť svoje údaje, ale nemôže používať funkcie až do uhradenia platby. Pacienti na subdoméne kliniky uvidia informáciu, že klinika momentálne neakceptuje rezervácie. 4.2 Cenové plány Ordinex ponúka cenové plány: Základ, Standard a Premium Aktuálne cenové plány, ceny a dostupné funkcie nájdete na: ordinex.sk/cenove-plany Každý plán je dostupný v mesačnej alebo ročnej variante. Dostupnosť niektorých plánov môže byť dočasne obmedzená počas vývoja Služby. 4.3 Platobné podmienky Ordinex ponúka dva spôsoby platby podľa fázy vývoja Služby: Aktuálne (Fáza 1) - Manuálne faktúry: Klinika obdrží faktúru emailom Pri obdržaní faktúry získava Klinika okamžite prístup k Službe Platba bankovým prevodom do dátumu splatnosti uvedeného na faktúre Pri nezaplatení faktúry do 7 dní od dátumu splatnosti bude služba pozastavená Budúcnosť (Fáza 2) - Automatické platby: Platby cez online platobnú bránu (platobné karty) Mesačné predplatné: automatická platba každý mesiac Ročné predplatné: platba vopred, výhodnejšia cena Faktúra dostupná v účte Pri automatických platbách platí služba do konca aktuálneho zaplateného obdobia. V prípade neúspešnej platby v termíne obnovenia bude služba pozastavená a Klinika upozornená emailom s možnosťou doplniť platobnú kartu alebo uhradiť platbu iným spôsobom. Klinika môže pridať, odstrániť alebo zmeniť platobnú kartu kedykoľvek v sekcii "Predplatné a integrácia" v administračnej časti. Klinika bude vopred informovaná o prechode na automatické platby. 4.4 Zodpovednosť za platbu Klinika je zodpovedná za poskytnutie správnych platobných údajov Klinika zabezpečí dostatok finančných prostriedkov na účte 4.5 Zmena plánu Upgrade: platný od ďalšieho fakturačného obdobia Downgrade: platný od ďalšieho fakturačného obdobia Zrušenie: kedykoľvek, platnosť služby do konca plateného obdobia 4.6 Nevratnosť platieb Platby za mesačné a ročné predplatné sú nevratné Pri zrušení služby nie je vrátenie peňazí za nevyužitý čas Služba bude dostupná až do konca plateného obdobia 5. PODMIENKY POUŽÍVANIA PRE PACIENTOV 5.1 Rezervácia termínu Pacient pri rezervácii termínu musí zadať minimálne jeden komunikačný kanál podľa nastavenia kliniky: Povinné údaje: Meno Priezvisko Dátum narodenia Email a/alebo telefónne číslo (podľa nastavenia notifikácií kliniky) Voliteľné údaje: Správa pre kliniku Pravidlá pre komunikačné kanály: Ak klinika má nastavené iba emailové notifikácie: email je povinný Ak klinika má nastavené iba SMS notifikácie: telefónne číslo je povinné Ak klinika má nastavené obe formy notifikácií: pacient musí zadať minimálne jeden z kanálov (email alebo telefón) SMS notifikácie sú dostupné len vo vyšších cenových plánoch 5.2 Súhlas so spracovaním údajov Poskytnutím údajov pacient súhlasí so spracovaním osobných údajov na účely: Rezervácie termínov Zasielania upozornení a pripomienok (e-mail a/alebo SMS) Komunikácie ohľadom rezervácií a organizácie návštev Zasielania informačných správ od kliniky (napr. dovolenka, zmena ordinačných hodín) Pacient môže dobrovoľne udeliť súhlas so zasielaním marketingových správ od kliniky (napr. výzvy k očkovaniu, informácie o nových službách, akcie). 5.3 Bezplatnosť pre pacientov Pacienti neplatia za používanie Služby Ordinex na rezerváciu termínov. 5.4 Platby za zdravotné služby Pacienti môžu platiť za zdravotné služby, ktoré nie sú hradené zdravotnou poisťovňou, vrátane záloh na termíny podľa podmienok konkrétnej kliniky. Tieto platby sú mimo Služby Ordinex a riadia sa podmienkami kliniky. 5.5 Citlivé údaje Pacienti sú upozornení, aby neposielali citlivé zdravotné údaje cez e-mail (napr. výsledky testov, diagnózy, zoznam liekov). Prečo: Hoci sú všetky správy šifrované a prístupné len oprávnenému personálu kliniky, email nie je určený na prenos vysoko citlivých zdravotných údajov. Emailová integrácia: Vo vyšších plánoch môže klinika integrovať svoj Gmail/Outlook účet. Ordinex slúži ako prepojenie - správy sú uložené na emailovom serveri kliniky (Google/Microsoft) a zobrazujú sa v Ordinex rozhraní pre jednoduchšiu správu. 5.6 Odhlásenie z notifikácií Pacienti môžu odmietnuť prijímanie notifikácií, avšak bez zadania komunikačného kanála (email alebo telefón) podľa nastavenia kliniky nie je možné dokončiť rezerváciu. 6. SPRACOVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV 6.1 Rola Ordinex Ordinex má dve roly pri spracovaní osobných údajov: Ordinex ako správca údajov (Data Controller): Pre údaje kliník (názov kliniky, kontaktné údaje, fakturačné údaje, prihlasovacie účty) Zodpovedá za tieto údaje podľa GDPR Ordinex ako spracovateľ údajov (Data Processor): Pre údaje pacientov zbierané cez rezervačný systém Spracúva údaje pacientov v mene kliniky podľa jej pokynov Klinika je správcom údajov pacientov a určuje účel ich spracovania Ordinex poskytuje technické prostredie (systém) podľa pokynov kliniky 6.2 Aké údaje zbierame O pacientoch: Meno a priezvisko Dátum narodenia E-mail Telefónne číslo (voliteľné) Voliteľná správa pre lekára O Klinike: Názov ambulancie/kliniky Kontaktné údaje Fakturačné údaje Používanie služby (analytics) 6.3 Účel spracovania Poskytovanie rezervačného systému Zasielanie notifikácií pacientom Fakturácia Zlepšovanie služby Zákaznícka podpora 6.4 Doba uchovávania Údaje pacientov: 2 roky od poslednej rezervácie Údaje Kliniky: počas trvania zmluvy + 5 rokov (účtovné predpisy) Po skončení: výmaz do 30 dní 6.5 Bezpečnosť SSL/TLS šifrovanie všetkej komunikácie Servery v EÚ (Nemecko - AWS Frankfurt) Denné zálohy dát (držané max. 90 dní) Obmedzený prístup zamestnancov Ordinex k údajom Základný plán: Jeden zdieľaný účet. Klinika je zodpovedná za bezpečné zdieľanie prihlasovacích údajov v rámci svojho tímu. Vyššie plány: Prístup k údajom podľa priradených rolí (správca, poskytovateľ, čitateľ) Všetky správy šifrované a prístupné len oprávnenému personálu kliniky Dodávatelia (sub-procesori): Ordinex používa dôveryhodných dodávateľov služieb v súlade s GDPR. Aktuálny zoznam všetkých sub-procesorov je dostupný na: ordinex.sk/subprocessors 6.6 Práva pacientov Pacienti majú právo požiadať kliniku o: Prístup k svojim údajom Opravu nesprávnych údajov Výmaz údajov Export údajov (prenositeľnosť) Klinika kontaktuje Ordinex na support@ordinex.sk. Ordinex vybavuje žiadosti do 30 dní. 6.7 Ochrana a spracovanie osobných údajov Podrobné informácie o ochrane osobných údajov sú uvedené v dokumente Zásady ochrany osobných údajov, ktorý je dostupný na ordinex.sk/privacy. Ordinex spracúva údaje pacientov v rámci svojej role prevádzkovateľa dát (Data Controller). Klinika je používateľ systému a Ordinex spracúva údaje pacientov podľa interných pokynov a nastavení kliniky. Nie je potrebné podpisovať DPA medzi Ordinex a ambulanciami. 7. POVINNOSTI KLINIKY 7.1 Oprávnené používanie Klinika sa zaväzuje: Používať Službu v súlade so zákonmi SR a EÚ Nepoužívať Službu na nelegálne účely Neposkytovať prístup tretím stranám Neobchádzať bezpečnostné opatrenia Zabezpečiť ochranu osobných údajov pacientov 7.2 Obsah Klinika zodpovedá za: Presnosť informácií o ambulancii Nastavenie pracovných hodín a dostupnosti Komunikáciu s pacientmi Dodržiavanie GDPR pri svojej komunikácii s pacientmi Poskytnutie správnych platobných a fakturačných údajov Správne označenie typu hromadných správ (informačné vs. marketingové) Dodržiavanie právnych požiadaviek pri zasielaní marketingových správ 7.3 Zakázané činnosti Klinika nesmie: Kopírovať, modifikovať alebo vykonávať reverzné inžinierstvo Služby Použiť Službu na spam alebo phishing Zaťažovať systém nadmerným počtom requestov Predávať alebo prenajímať prístup k Službe Poskytovať prístupové údaje tretím stranám mimo svojho tímu 7.4 Hromadné správy Ordinex poskytuje funkciu hromadných správ pacientom vo vyšších cenových plánoch. Klinika pri odosielaní správy označuje jej typ: Informačné správy (možno poslať všetkým pacientom): Oznam o dovolenke Zmena ordinačných hodín Urgentné zdravotné upozornenia Organizačné informácie Marketingové správy (možno poslať len pacientom, ktorí udelili súhlas): Výzvy k očkovaniu Propagácia nových služieb Zľavy a akcie Iné propagačné oznamy Ordinex automaticky zabezpečí, že marketingové správy sa odošlú len pacientom s udeleným súhlasom. Klinika je plne zodpovedná za správne označenie typu správy a dodržiavanie právnych požiadaviek. Ordinex poskytuje len technický nástroj a nezodpovedá za obsah zasielaných správ. 8. DOSTUPNOSŤ SLUŽBY 8.1 Záväzok dostupnosti Ordinex sa snaží o 99.5% dostupnosť služby (uptime) Plánovaná údržba: oznámená 48 hodín vopred V prípade výpadku: informácie na status.ordinex.sk 8.2 Výnimky Ordinex nezodpovedá za výpadky spôsobené: Vyššou mocou (živelné pohromy, vojna, pandémie) Problémami tretích strán (hosting provideri, platobné brány, email služby, internet provideri) Kybernetickými útokmi (DDoS) Nesprávnym používaním Kliniky 8.3 Technická bezpečnosť Ordinex sa zaväzuje zabezpečiť technickú bezpečnosť Služby a ochranu osobných údajov. 9. PODPORA 9.1 Formy podpory Email: podpora@ordinex.sk (odpoveď do 24 hodín v pracovných dňoch) Prioritná podpora: dostupná pre vyšší cenový plán 9.2 Rozsah podpory Poskytujeme pomoc s: Nastavením systému Riešením technických problémov Vysvetlením funkcií Neposkytujeme: IT podporu klienta (jeho počítače, internet) Individuálne riešenia pre väčšie organizácie (dostupné na základe osobnej konzultácie) 10. OBMEDZENIE ZODPOVEDNOSTI 10.1 Záruka Ordinex poskytuje Službu "as-is" (ako je). Negarantujeme: Bezchybnú funkčnosť Nepretržitú dostupnosť Konkrétne výsledky 10.2 Obmedzenie zodpovednosti Ordinex nie je poskytovateľom zdravotnej starostlivosti a nezodpovedá za: Obsah správ od pacientov Zdravotnú starostlivosť poskytovanú klinikou Prípadné straty spôsobené nesprávnym použitím Služby klinikou alebo pacientom Rozhodnutia kliniky prijaté na základe informácií zo Služby 10.3 Maximálna zodpovednosť V prípade preukázateľnej škody spôsobenej Ordinex je maximálna výška náhrady škody obmedzená na súčet poplatkov, ktoré Klinika zaplatila Ordinex za posledných 12 mesiacov pred uplatnením nároku. 10.4 Výnimky Obmedzenie neplatí pre: Úmyselné poškodenie Hrubú nedbanlivosť Porušenie ochrany osobných údajov 11. ZMENY PODMIENOK 11.1 Notifikácia zmien Zmeny obchodných podmienok oznámené 30 dní vopred emailom Pokračovaním v používaní Služby = súhlas so zmenami Nesúhlas = právo zrušiť účet. Služba beží do konca aktuálneho plateného obdobia bez vrátenia peňazí. 11.2 Zmeny cien Ordinex si vyhradzuje právo meniť ceny Zmeny cien oznámené 60 dní vopred emailom Nová cena platí: Pre mesačné predplatné: od fakturačného obdobia, ktoré začína najskôr 60 dní po oznámení Pre ročné predplatné: pri obnovení ročného predplatného 11.3 Publikácia zmien Aktuálne zmeny VOP budú publikované na webovej stránke ordinex.sk. Používanie Služby po zmene VOP znamená súhlas s novými podmienkami. 12. UKONČENIE ZMLUVY 12.1 Zrušenie Klinikou Kedykoľvek cez účet alebo emailom na support@ordinex.sk Platnosť Služby do konca plateného obdobia Žiadne vrátenie peňazí za nevyužitý čas Pri mesačnom predplatnom: služba končí po uplynutí mesačného obdobia Pri ročnom predplatnom: služba končí po uplynutí ročného obdobia 12.2 Zrušenie Ordinex Ordinex môže zrušiť účet pri: Porušení týchto obchodných podmienok Nezaplatení faktúry (7 dní po splatnosti) Zneužívaní služby Podozrení z trestnej činnosti Ukončení prevádzky Ordinex (60 dní vopred) 12.3 Po zrušení účtu Export údajov dostupný 30 dní po ukončení služby Následne výmaz všetkých údajov Potvrdenie o výmaze emailom na požiadanie 13. PRÁVO DUŠEVNÉHO VLASTNÍCTVA 13.1 Vlastníctvo Ordinex vlastní všetky práva k Službe, vrátane softvéru, dizajnu a obchodnej značky Klinika vlastní svoje údaje a údaje svojich pacientov 13.2 Licencia Ordinex poskytuje Klinike nevýhradnú, neprenosnú licenciu na používanie Služby počas trvania zmluvy. 13.3 Obmedzenia Klinika nesmie: Kopírovať alebo reprodukovať Službu Vytvárať odvodené diela Reverzne inžinierstvo Predávať, prenajímať alebo sublicencovať Službu 14. ROZHODNÉ PRÁVO 14.1 Jurisdikcia Tieto obchodné podmienky sa riadia právom Slovenskej republiky. 14.2 Riešenie sporov Prednostne mimosúdne riešenie sporov Pri neúspechu: príslušný súd podľa sídla Waveward s.r.o. 14.3 Kontakt pre právne veci Email: info@ordinex.sk 15. ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA 15.1 Celá zmluva Tieto obchodné podmienky spolu so Zásadami ochrany osobných údajov predstavujú úplnú dohodu medzi stranami. 15.2 Oddeliteľnosť Ak je niektoré ustanovenie neplatné alebo nevynútiteľné, ostatné ustanovenia zostávajú v platnosti. 15.3 Postúpenie práv Klinika nesmie postúpiť práva a povinnosti z týchto podmienok bez predchádzajúceho písomného súhlasu Ordinex. 15.4 Jazyková verzia Tieto podmienky sú vyhotovené v slovenskom jazyku. V prípade prekladu má prednosť slovenská verzia. 15.5 Kontaktné údaje Waveward s.r.o. IČO: 54786673 Sídlo: Lesnícka 7, 04011 Košice, Slovenská republika Email: info@ordinex.sk Podpora: podpora@ordinex.sk Telefón: +421 902 223 347 Používaním Služby Ordinex potvrdzujete, že ste si prečítali, porozumeli a súhlasíte s týmito Obchodnými podmienkami.